E-Rechnung empfangen: was kleine Betriebe seit 2025 schon müssen
Schreiben müssen Sie E-Rechnungen erst ab 2027 oder 2028. Empfangen müssen Sie sie schon heute. Was dafür reicht und was im Rechnungseingang zu tun ist.
Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, etwa Vermieter oder Arztpraxen.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE
Was Sie für den Empfang wirklich brauchen.
- ✓Ein E-Mail-PostfachEs reicht laut BMF aus. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, aber praktisch.
- ✓Einen ViewerEine XRechnung ist eine XML-Datei für Maschinen. Ein Viewer zeigt sie lesbar an, etwa die Visualisierung der Steuerverwaltung auf [elster.de](https://www.elster.de/eportal/e-rechnung) oder Ihr Buchhaltungsprogramm.
- ✓Eine unveränderte AblageDie XML-Datei wird so gespeichert, wie sie angekommen ist, und acht Jahre aufbewahrt.
Die Rechnung, die niemand öffnen kann.
Die Büroleitung eines Elektrobetriebs findet im Postfach eine Mail vom Großhändler. Statt eines PDFs hängt eine Datei mit der Endung .xml daran. Ein Doppelklick zeigt nur Zeilen voller spitzer Klammern.
Die Mail wandert zum Chef, vom Chef ans Steuerbüro, das Steuerbüro fragt nach dem Original. Bis alles geklärt ist, ist die Skontofrist vorbei. Niemand hat etwas falsch gemacht — es gab nur keinen festen Weg für diese Art Rechnung.
Fünf Wörter rund um die E-Rechnung.
Wer diese fünf Begriffe kennt, versteht jede Lieferantenmail zur E-Rechnung.
Rechnungen irgendwo gegen ein fester Eingang.
- ✗Rechnungen kommen bei Chef, Vertrieb und Buchhaltung an
- ✗XML-Anhänge werden ignoriert oder ausgedruckt
- ✗Nur das PDF landet im Ordner fürs Steuerbüro
- ✗Wer im Urlaub ist, blockiert die Freigabe
- ✓Eine Adresse nur für Rechnungen, allen Lieferanten bekannt
- ✓Ein Viewer zeigt jede XRechnung lesbar an
- ✓Die Original-Datei wird automatisch abgelegt
- ✓Vertretung und Freigabe sind geregelt
Gezählt ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens die XML-Datei unverändert vorliegen.
Quelle: § 14b Umsatzsteuergesetz
In fünf Schritten zum sauberen Rechnungseingang.
- 1Eine Adresse festlegenZum Beispiel rechnung@ihre-firma.de als gemeinsames Postfach, auf das zwei Personen Zugriff haben.
- 2Lieferanten informierenEine kurze Mail an alle, die Ihnen Rechnungen schicken: ab sofort nur noch an diese Adresse.
- 3Viewer bereitstellenDie Visualisierung auf elster.de oder die Funktion Ihres Buchhaltungsprogramms; wichtig ist, dass jeder Prüfer sie nutzen kann.
- 4Original automatisch ablegenEine Regel speichert jeden Anhang unverändert in einer gesicherten Ablage, getrennt vom Postfach.
- 5Weg ins Steuerbüro klärenFragen Sie, in welcher Form Ihr Steuerbüro E-Rechnungen haben will, und richten Sie genau diesen Weg ein.
Sechs Fragen an Ihren Rechnungseingang.
Haken Sie ab, was bei Ihnen schon stimmt.
Tippen Sie an, was Sie schon haben. Bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
Ausstellen müssen Sie bald auch.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ihren Firmenkunden E-Rechnungen schicken, ab dem 1. Januar 2028 alle anderen (§ 27 Abs. 38 UStG). Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 präzisiert die Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und Inhalt der Leistung müssen im strukturierten Teil stehen; Details wie Stundennachweise dürfen in eine eingebettete Anlage. E-Rechnungen bis Ende 2026 werden noch nach den älteren Regeln akzeptiert. Welche Frist für Sie gilt, zeigt unsere Seite zur E-Rechnungspflicht.
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter.
- ✓Ein E-Mail-Postfach reicht; eine feste Adresse nur für Rechnungen macht es übersichtlich.
- ✓Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer, etwa auf elster.de.
- ✓Die XML-Datei wird acht Jahre unverändert aufbewahrt, ein Ausdruck reicht nicht.
- ✓Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab 2027 oder 2028; Kleinbeträge bis 250 € bleiben ausgenommen.
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Mehr dazu: E-Rechnung: Fristen und Umsetzung
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