Die fünf wichtigsten Punkte
- Schriftlich statt mündlich: Reaktionszeiten, Leistungsliste und Ausstieg gehören in den Vertrag.
- Pauschale verstehen: Fragen Sie, was enthalten ist und was nicht, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
- Zugänge behalten: Ein eigenes Admin- oder Notfallkonto und die Dokumentation gehören Ihnen.
- Datenschutz regeln: Ohne AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO keine Fernwartung auf Ihre Systeme.
- Nachweise prüfen: Bewertungen mit Anzahl, Referenzen und ein kleines Erstprojekt sagen mehr als Logos.
Tipp: Drucken Sie die Fragen aus und lassen Sie zwei oder drei Anbieter schriftlich antworten. Die Unterschiede werden dann schnell sichtbar.
Leistung, Erreichbarkeit und Reaktionszeit
| Prüffrage | Warum es wichtig ist | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| 1. Welche Reaktionszeiten gelten, und stehen sie im Vertrag? | „Wir kümmern uns schnell“ hilft im Ernstfall nicht. Nur schriftliche Zeiten sind einforderbar. | Reaktions- und Lösungszeiten je Dringlichkeit, schriftlich, mit Messung | „Das klären wir im Einzelfall“ |
| 2. Habe ich einen festen Ansprechpartner? | Wer Ihre Umgebung kennt, löst Probleme schneller und stellt bessere Fragen. | Namentlich benannte Person plus Vertretung | Wechselnde Hotline-Mitarbeiter, Ticket ohne Namen |
| 3. Wer übernimmt bei Urlaub und Krankheit? | Bei kleinen Anbietern ist der Ausfall einer Person das größte Risiko. | Benannte Vertretung mit Zugriff auf Ihre Dokumentation | „Ich bin eigentlich immer erreichbar“ |
| 4. Was wird remote gelöst, wann kommt jemand vor Ort? | Fernwartung ist schnell, manche Fälle brauchen trotzdem jemanden im Büro. | Klare Regel, Anfahrtszeit für Ihren Standort, Kosten für Vor-Ort-Einsätze genannt | Kein Vor-Ort-Service oder nur „nach Verfügbarkeit“ |
| 5. Wie erreiche ich den Dienstleister, und wann? | Die meisten Störungen passieren während der Arbeitszeit, manche nicht. | Telefon, Ticket und E-Mail mit Servicezeiten; Notfallregel außerhalb | Nur E-Mail oder nur Handynummer einer Person |
Preise, Vertrag und Ausstieg
| Prüffrage | Warum es wichtig ist | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| 6. Pauschale pro Arbeitsplatz oder Abrechnung nach Stunden? | Bei Stunden verdient der Dienstleister an Störungen, bei einer Pauschale an einer stabilen IT. | Feste Pauschale pro Arbeitsplatz oder User, Einmalprojekte separat mit Festpreis | Nur Stundensätze ohne Obergrenze |
| 7. Was ist in der Pauschale enthalten, was nicht? | Die Lücken zeigen sich sonst erst auf der ersten Rechnung. | Schriftliche Leistungsliste: Lizenzen, Hardware, Backup, Sicherheit, Projekte jeweils ein- oder ausgeschlossen | „Alles drin“ ohne Liste |
| 8. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten? | Lange Bindung ohne Ausstieg macht Sie abhängig. | Überschaubare Laufzeit, Kündigung ohne Strafzahlung | Mehrjährige Laufzeit mit automatischer Verlängerung um Jahre |
| 9. Wie läuft der Ausstieg? | Am Ende brauchen Sie Zugänge, Daten und Dokumentation, ohne Verhandlung. | Schriftlicher Exit-Plan: Übergabe von Zugängen, Dokumentation und Daten mit Frist | Übergabe nur gegen Zusatzkosten oder gar nicht geregelt |
| 10. Was kostet der Einstieg? | Bestandsaufnahme und Einrichtung sind echte Arbeit und dürfen etwas kosten, aber transparent. | Einmalkosten vorab beziffert | Überraschende Einrichtungspauschale nach Vertragsschluss |
Sicherheit, Datenschutz und Recht
| Prüffrage | Warum es wichtig ist | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| 11. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? | Wer auf personenbezogene Daten zugreifen kann, verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag. | AV-Vertrag liegt vor Arbeitsbeginn vor | „Brauchen wir nicht“ |
| 12. Wer hat Admin-Zugänge, und gibt es Notfallkonten? | Wenn nur der Dienstleister Admin ist, sind Sie bei einem Streit ausgesperrt. | Personalisierte Admin-Konten, Notfallkonto beim Kunden hinterlegt | Ein gemeinsames Admin-Konto für alle |
| 13. Ist Mehrfaktor-Anmeldung für alle Konten Standard? | Gestohlene Passwörter sind ein häufiger Einstieg für Angreifer. | MFA für alle Nutzer und Admins, auch für den Dienstleister selbst | MFA „optional“ oder nur für Admins |
| 14. Wie wird das Backup geprüft? | Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung. | Regelmäßiger Wiederherstellungstest mit Protokoll, eine Kopie getrennt vom Netz | „Das Backup läuft automatisch“ |
| 15. Wem gehört die Dokumentation? | Ohne Dokumentation hängt Ihre IT an einer Person. | Dokumentation gehört Ihnen und liegt für Sie zugänglich vor | Dokumentation nur im System des Dienstleisters |
| 16. Unterstützt der Dienstleister bei NIS2, falls Sie betroffen sind? | Betroffene Einrichtungen müssen nach § 30 BSIG Risiken managen, auch in der Lieferkette, also bei ihren Dienstleistern. | Kennt die Pflichten, liefert Nachweise zu seinen eigenen Maßnahmen | Hält NIS2 für „nur für Konzerne“ |
| 17. Ist der Partnerstatus prüfbar? | Herstellerpartnerschaften sagen etwas über Schulung und Zugang zu Support aus, wenn sie nachweisbar sind. | Nennt Partner-ID oder öffentliches Partnerprofil | Logo ohne Nachweis |
Das BSI beschreibt im IT-Grundschutz-Baustein OPS.2.3 „Nutzung von Outsourcing“, worauf Unternehmen bei externen Dienstleistern achten sollten, darunter Vertragsgestaltung, Exit-Strategie und Kontrolle der Leistung.
Nachweise und Einstieg
| Prüffrage | Warum es wichtig ist | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| 18. Gibt es echte Referenzen und Bewertungen? | Bewertungen mit Anzahl und Datum sind aussagekräftiger als Logos. | Bewertungen mit Anzahl, Referenzkunden aus ähnlicher Branche oder Größe | Nur ausgewählte Zitate ohne Namen |
| 19. Kann ich mit einem kleinen Projekt starten? | Ein Erstprojekt zeigt, wie der Dienstleister arbeitet, bevor Sie sich binden. | Klar abgegrenztes Erstprojekt oder Audit mit Festpreis | Nur Komplettvertrag ab Tag eins |
| 20. Bekomme ich das Angebot schriftlich und verständlich? | Was Sie nicht verstehen, können Sie nicht vergleichen. | Angebot mit Leistungsliste, Preisen netto und Laufzeit | Mündliche Zusagen, Angebot erst nach mehreren Terminen |
Den Dienstleister wechseln in 5 Schritten
- 1Bestandsaufnahme beim neuen AnbieterGeräte, Konten, Lizenzen, Verträge und Schwachstellen erfassen, bevor etwas umgestellt wird.
- 2Eigenen Zugang sichernEin Admin- oder Notfallkonto auf Ihren Namen anlegen lassen, falls es noch keins gibt.
- 3Übergabe anfordernZugänge, Passwörter, Lizenzen und Dokumentation schriftlich und mit Frist beim alten Dienstleister anfordern.
- 4Parallel umstellenKritische Dienste wie E-Mail, Backup und Fernwartung nacheinander übernehmen, mit Rückweg.
- 5Kündigen und prüfenErst kündigen, wenn alles übergeben ist, danach alte Zugänge des Vorgängers entfernen.
Ausführlich mit Zeitplan: IT-Dienstleister wechseln ohne Ausfall.
Was wir bei Nomad auf diese Fragen antworten
Damit Sie vergleichen können, unsere Antworten auf einige der Fragen:
- Preis: Managed IT ab 89 € netto pro User und Monat. Was enthalten ist, steht auf der Seite Managed Services; Einmalprojekte bieten wir mit Festpreis an.
- Remote und vor Ort: Rund 90 % der Störungen lösen wir per Fernwartung, in Duisburg sind wir in etwa 20 Minuten vor Ort.
- Angebot: innerhalb von 24 Stunden nach dem Erstgespräch, schriftlich.
- Partnerstatus: Microsoft-Partner.
- Bewertungen: 5,0 Sterne aus 5 Google-Bewertungen (Stand November 2026), im Wortlaut unter Kundenstimmen.
- Alle Firmendaten: Handelsregister, Adresse, Öffnungszeiten und Einsatzgebiet stehen unter Fakten.
Fragen und Antworten
Woran erkenne ich einen guten IT-Dienstleister?
+
An schriftlichen Reaktionszeiten, einem festen Ansprechpartner mit Vertretung, einer klaren Leistungsliste mit Preisen pro Arbeitsplatz, einem geregelten Ausstieg, einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und an prüfbaren Nachweisen wie Bewertungen mit Anzahl. Wer diese Punkte ohne Ausweichen beantwortet, arbeitet in der Regel strukturiert.
Was kostet ein IT-Dienstleister für kleine Unternehmen?
+
Das hängt vom Leistungsumfang ab. Üblich sind Pauschalen pro Arbeitsplatz oder User und Monat oder Stundensätze. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn feststeht, was in der Pauschale enthalten ist, etwa Lizenzen, Hardware, Backup und Sicherheit.
Brauche ich mit meinem IT-Dienstleister einen AV-Vertrag?
+
In der Regel ja. Wenn der Dienstleister auf personenbezogene Daten zugreifen kann, etwa bei Fernwartung oder im E-Mail-System, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Wie wechsle ich den IT-Dienstleister ohne Ausfall?
+
Erst die Bestandsaufnahme beim neuen Anbieter, dann Zugänge und Dokumentation vom alten Dienstleister anfordern, Parallelbetrieb planen, kritische Dienste umstellen und zuletzt kündigen. Wichtig ist, dass Sie selbst ein Admin- oder Notfallkonto haben, bevor die Übergabe beginnt.
Ist ein Stundensatz oder eine Pauschale besser?
+
Für die laufende Betreuung ist eine Pauschale pro Arbeitsplatz meist planbarer, weil der Dienstleister dann an einer stabilen IT verdient, nicht an Störungen. Einmalige Projekte wie eine Migration werden besser mit Festpreis abgerechnet.
Welche Rolle spielt NIS2 bei der Wahl des Dienstleisters?
+
Wenn Ihr Unternehmen unter NIS2 fällt, gehört die Sicherheit Ihrer Dienstleister zu Ihrem Risikomanagement nach § 30 BSIG. Der Dienstleister sollte dann Nachweise zu seinen eigenen Sicherheitsmaßnahmen liefern können.
Sollte ich mit einem kleinen Projekt starten?
+
Oft ja. Ein abgegrenztes Erstprojekt mit Festpreis, etwa eine Bestandsaufnahme oder ein Security-Audit, zeigt Arbeitsweise, Kommunikation und Dokumentation, bevor Sie einen längeren Vertrag schließen.
Worauf muss ich bei der Kündigung achten?
+
Auf Laufzeit, Kündigungsfrist und die Übergabe: Zugänge, Passwörter, Lizenzen und Dokumentation müssen innerhalb einer festen Frist an Sie oder den neuen Dienstleister gehen. Das sollte vorab im Vertrag stehen, nicht erst bei der Kündigung verhandelt werden.
Quellen
- Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeiter (EUR-Lex)
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium, OPS.2.3 Nutzung von Outsourcing
- § 30 BSIG: Risikomanagementmaßnahmen (gesetze-im-internet.de)
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