IT-Budget fürs nächste Jahr planen: was rein muss, was warten kann
Ein IT-Budget hat vier Zeilen: Betreuung, Lizenzen, Projekte, Geräterücklage. Mit Vorlage, Steuerregel für Notebooks und einem Richtwert zum Vergleich.
Vier Zeilen statt einer Summe.
Ein belastbares IT-Budget für 5 bis 50 Arbeitsplätze hat vier Zeilen und einen Puffer:
- Betreuung — Zahl der Arbeitsplätze mal Monatsbetrag mal zwölf.
- Lizenzen — Microsoft 365, Branchensoftware, Sicherheitsprogramme, je Nutzer.
- Projekte — höchstens drei, jedes mit Preisspanne, Quartal und Verantwortlichem.
- Geräterücklage — ein monatlicher Anteil für Notebooks und Bildschirme.
Wer stattdessen eine Zahl aus dem Vorjahr fortschreibt, plant nicht, sondern hofft. Die Vorlage zum Abhaken steht weiter unten.
Der Wert stammt aus Unternehmen mit eigener IT-Abteilung, die IT-Kosten liegen dort bei 2,6 % vom Umsatz. Für kleine Büros ist das eine Obergrenze zur Orientierung, kein Sollwert.
Quelle: VDMA IT-Kosten Benchmark 2025
Eine Zeile gegen vier Posten.
- ✗Die Zahl stammt aus dem Vorjahr, nicht aus einer Rechnung
- ✗Jede Investition wirkt wie eine Überraschung
- ✗Für Ersatzgeräte ist kein Geld vorgesehen
- ✗Abweichungen fallen erst beim Jahresabschluss auf
- ✓Die Betreuung steht im Januar fest und ändert sich nur mit der Zahl der Plätze
- ✓Projekte haben einen Monat, einen Preis und einen Verantwortlichen
- ✓Alte Geräte werden ersetzt, bevor sie ausfallen
- ✓Abweichungen sehen Sie im Quartal
Ihr IT-Budget in neun Zeilen.
Übernehmen Sie die Zeilen in Ihre Tabelle und tragen Sie zu jeder einen Betrag ein. Haken Sie ab, was gefüllt ist.
Tippen Sie an, was Sie schon haben. Bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
Sortieren Sie nach Zwang, nicht nach Lust.
Teilen Sie jedes Vorhaben in drei Gruppen. Muss: Was ausläuft, keine Sicherheitsupdates mehr bekommt oder ein offenes Sicherheitsloch ist — etwa ein Windows Server 2016, dessen erweiterter Support im Januar 2027 endet, oder fehlende Mehr-Faktor-Anmeldung. Soll: Was Ausfälle verhindert oder Arbeit spart. Kann: Alles, was schön wäre.
Füllen Sie die Projektzeilen in dieser Reihenfolge. Was unter „Kann“ übrig bleibt, wandert ins nächste Jahr. Wo Sie bei den laufenden Kosten im Vergleich stehen, zeigt der Beitrag IT-Kosten pro Mitarbeiter.
Ein Notebook bis 800 € netto dürfen Sie im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe absetzen. Das entlastet die Steuer, nicht die Liquidität.
Quelle: § 6 Abs. 2 EStG
Drei Regeln, die Ihr Steuerberater kennt.
Sie entscheiden, wann ein Gerät die Steuer mindert — die Rücklage brauchen Sie trotzdem.
Was ein Jahr kostet, was drei kosten.
Rechenbeispiel für 20 Arbeitsplätze. Die Betreuung läuft jeden Monat, die beiden Projekte zahlen Sie einmal.
Sechs Wochen bis zum Beschluss.
Wer Anfang November beginnt, hat vor Weihnachten ein beschlossenes Budget. Die Aufgaben überlappen.
- W6Budget steht
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Ein IT-Budget hat vier Zeilen: Betreuung, Lizenzen, Projekte und Geräterücklage, dazu ein Puffer.
- ✓Projekte werden nach Muss, Soll und Kann sortiert, höchstens drei pro Jahr.
- ✓Geräte bis 800 € netto sind sofort absetzbar; für Hardware erlaubt das BMF eine Nutzungsdauer von einem Jahr.
- ✓Der VDMA-Benchmark nennt 6.144 € IT-Kosten pro Mitarbeiter im Maschinenbau — ein Richtwert aus größeren Betrieben.
- ✓Sechs Wochen reichen von der ersten Auswertung bis zum Beschluss.
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Wir füllen die Vorlage mit Ihnen aus.
Bringen Sie die IT-Rechnungen der letzten zwölf Monate und eine Geräteliste mit. Ob die Beratung über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden kann (bis zu 50 %, höchstens 1.750 €), prüfen wir mit Ihnen.
Mehr dazu: Managed IT Services
Drei Angaben, dann Ihre Kontaktdaten. Antwort werktags innerhalb von 24 Stunden — mit Einschätzung, ob Ihr Vorhaben förderfähig ist.
Lieber anrufen? +49 2065 8296939