Lizenz-Check: Was Betriebe doppelt zahlen, ohne es zu merken
Abos für ausgeschiedene Mitarbeiter, zwei Werkzeuge für denselben Zweck: Die Posten sind klein, laufen aber jeden Monat weiter. So finden Sie sie.
Mikail Sünger4 Min.12 BildschirmeEin Abo läuft weiter, obwohl dieselbe Funktion längst in Microsoft 365 enthalten ist. Auffallen würde es nur, wenn jemand die Rechnung Posten für Posten liest.
Fünf Abos, die niemand mehr kannte.
Ein Großhändler aus Rheinhausen, 22 Arbeitsplätze. Die Buchhaltung bringt uns die Kontoauszüge eines Jahres mit, weil die IT-Kosten „irgendwie gewachsen“ sind. Wir sortieren alle Abbuchungen nach Anbieter: Microsoft, zwei Cloud-Speicher, ein Faxdienst, eine Signatur-Software, ein Projektwerkzeug aus einem Vorhaben von 2023.
Am Ende des Vormittags stehen sieben Microsoft-Lizenzen auf Namen, die den Betrieb längst verlassen haben. Dazu zwei Cloud-Speicher mit weitgehend demselben Inhalt und ein Abo, das seit vierzehn Monaten niemand geöffnet hat. Nichts davon war der Fehler einer einzelnen Person. Es hat nur niemand die Liste geführt.
Warum die Rechnung niemand versteht.
Tippen Sie auf eine Karte, um die Antwort zu sehen.
Gewachsene Liste gegen gepflegtes Inventar.
- ✗Niemand weiß, wie viele Plätze gekauft und wie viele zugewiesen sind
- ✗Konten ausgeschiedener Mitarbeiter behalten ihre Lizenz
- ✗Zwei Programme können dasselbe, bezahlt werden beide
- ✗Verlängerungen laufen unbemerkt durch
- ✓Eine Tabelle zeigt Abo, Plätze, Zuweisung und Preis
- ✓Beim Austritt wird die Lizenz am selben Tag frei
- ✓Doppelte Funktionen fallen beim Vergleich sofort auf
- ✓Jede Laufzeit hat ein Datum und eine zuständige Person
In fünf Schritten zum Lizenz-Check.
- 1Dem Geld folgenNehmen Sie zwölf Monate Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen und notieren jede Abbuchung an einen Software-Anbieter.
- 2Plätze zählenIm Microsoft-365-Admin-Center stehen gekaufte und zugewiesene Lizenzen je Produkt. Die Differenz ist bezahlte Luft.
- 3Konten abgleichenJede Lizenz gegen die Personalliste prüfen: Wer ist noch im Betrieb, wer hat die Stelle gewechselt, wer ist nie angekommen?
- 4Doppelungen entscheidenWas zwei Werkzeuge gleichzeitig können, braucht eine Entscheidung: Eines bleibt, das andere endet zum Laufzeitende.
- 5Inventar festhaltenEine Tabelle mit Anbieter, Produkt, Plätzen, Preis, Laufzeit und zuständiger Person. Sie ist ab jetzt die Wahrheit.
Vier Wochen, dann ist die Liste sauber.
So läuft der Check in einem Betrieb mit 20 bis 30 Arbeitsplätzen — ohne dass jemand anders arbeitet als vorher.
- W4Inventar steht
Der Check zahlt sich im ersten Monat.
Ein Lizenz-Check kostet Zeit, kein Werkzeug: ein Vormittag Kontoauszüge, ein Vormittag Admin-Center, dann steht die Liste. Was danach wegfällt, fällt jeden Monat weg — und niemand im Betrieb arbeitet deshalb anders als vorher.
Bei unseren Managed IT Services in Duisburg gehört das Lizenzinventar zum Preis von 89 € pro Arbeitsplatz und Monat: Beim Eintritt wird eine Lizenz zugewiesen, beim Austritt am selben Tag entzogen, und einmal im Jahr gehen wir die Abos gemeinsam durch. Welcher Plan an welchen Arbeitsplatz gehört, steht in unserem Vergleich der Microsoft-365-Lizenzen. Wo Ihre Gesamtkosten im Vergleich liegen, zeigen die IT-Kosten pro Mitarbeiter.
Sieben Fragen an Ihre Software-Rechnungen.
Jedes Nein zeigt, wo Geld ohne Gegenwert abfließt.
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Niemand kauft Software zweimal absichtlich. Es führt nur keiner die Liste.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Doppelte Kosten entstehen leise: Lizenzen für Ausgeschiedene, zwei Werkzeuge für denselben Zweck.
- ✓Der Check beginnt beim Geld: zwölf Monate Abbuchungen, danach der Abgleich im Admin-Center.
- ✓Gekaufte und zugewiesene Plätze auseinanderzuhalten ist der wichtigste Handgriff.
- ✓Ein Inventar mit Laufzeiten und einer zuständigen Person verhindert den Rückfall.
- ✓Vier Wochen reichen für einen Betrieb mit 20 bis 30 Arbeitsplätzen.
Weiterlesen: Managed Services für KMU · IT-Kosten pro Mitarbeiter
Wir gehen Ihre Software-Rechnungen einmal durch.
In 30 Minuten sehen wir, welche Abos doppelt laufen und welche Lizenzen auf Konten ohne Mitarbeiter stehen. Die Liste bekommen Sie, auch wenn Sie danach nichts mit uns machen.
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