Mitarbeiter verlässt die Firma: Zugriffe sperren, ohne etwas zu vergessen
Der letzte Arbeitstag ist der richtige Tag zum Sperren. Was sofort dicht muss, warum Löschen warten kann und welche Zugänge regelmäßig vergessen werden.
Mikail Sünger5 Min.12 BildschirmeDanach sind Konto, Postfach und Dateien endgültig weg. Wer am letzten Arbeitstag auf „Löschen“ klickt, startet diese Frist — meist ohne es zu wissen.
Quelle: Microsoft Learn
Sieben Wochen nach dem letzten Arbeitstag.
Ein Großhändler am Niederrhein, 24 Arbeitsplätze. Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb wechselt zum Wettbewerber. Laptop und Schlüssel gibt er am letzten Freitag ab, die Übergabe läuft sauber. Das Microsoft-365-Konto bleibt aktiv — „vielleicht braucht noch jemand etwas aus dem Postfach“.
Sieben Wochen später fällt beim Lizenz-Check auf: Das Konto ist nicht nur aktiv, die letzte Anmeldung liegt zwei Tage zurück. Auch der VPN-Zugang ins Firmennetz, der Zugang zum Bestellportal des größten Lieferanten und das Passwort für das Google-Unternehmensprofil waren unverändert. Nachweisen ließ sich am Ende nichts. Sagen, was in sieben Wochen gesehen wurde, konnte aber auch niemand.
Was „sperren“ technisch wirklich heißt.
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Löschen ist der Reflex, Sperren die Lösung.
- ✗Lizenz gespart, Postfach weg — nach 30 Tagen endgültig
- ✗Angebote und Schriftverkehr im Postfach sind für niemanden mehr erreichbar
- ✗Mails an die alte Adresse laufen ins Leere, Kunden hören nichts
- ✗Mit dem Konto verschwinden auch die Anmeldeprotokolle
- ✓Anmeldung blockiert, Sitzungen beendet: der Zugriff ist sofort dicht
- ✓Postfach wird gemeinsames Postfach — lesbar, ohne Lizenzkosten
- ✓Mails erreichen weiterhin das Team oder die Nachfolge
- ✓Gelöscht wird erst, wenn Übergabe und Aufbewahrung geklärt sind
Die Reihenfolge am letzten Arbeitstag.
- 1Termin vorher meldenDie Personalstelle gibt den letzten Arbeitstag an die IT, nicht erst am Tag danach. Eine Zeile im Kalender reicht.
- 2Anmeldung blockieren und Sitzungen widerrufenImmer beides zusammen, sonst arbeitet ein noch angemeldetes Firmenhandy weiter.
- 3Zweiten Faktor entfernenTelefonnummer und App-Registrierung löschen, damit sich das Passwort nicht über das alte Handy zurücksetzen lässt.
- 4Geräte einsammeln und zurücksetzenLaptop, Firmenhandy, Token, Speicherstick. Firmendaten auf privaten Geräten aus der Ferne entfernen.
- 5Postfach umwandelnIn ein gemeinsames Postfach, Zugriff für die Nachfolge, Abwesenheitsnotiz mit neuer Ansprechperson.
- 6Fremdzugänge abarbeitenAlles, was nicht Microsoft 365 ist: VPN, Fernwartung, Portale, Website-Backend, Bank, Alarmanlage.
- 7Dokumentieren und abzeichnenWer hat was wann gesperrt? Eine Zeile pro Punkt, abgezeichnet von Personalstelle und IT.
Vom Kündigungsgespräch bis zum gelöschten Konto.
So verteilen wir die Schritte bei Betrieben mit 5 bis 50 Arbeitsplätzen. Wie lange das Postfach stehen bleibt, entscheiden Übergabe und Aufbewahrungsfristen.
- W3Letzter Arbeitstag
- W12Konto gelöscht
Die Zugänge, die niemand auf dem Zettel hat.
Gehen Sie die Liste beim nächsten Abschied Punkt für Punkt durch.
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Eine Liste, die schon vor der Kündigung steht.
Offboarding scheitert selten an der Technik, sondern an der Liste. Wer am letzten Arbeitstag erst überlegt, welche Zugänge es überhaupt gibt, vergisst zuverlässig drei davon. Die Liste entsteht deshalb vorher — beim Eintritt. Jeder Zugang, der beim Onboarding eingerichtet wird, kommt in dieselbe Übersicht, die ihn später wieder schließt. Wohin diese Übersicht gehört, steht in unserem Beitrag zur IT-Dokumentation.
Zwei Dinge machen jeden Abschied danach einfacher: ein Passwort-Manager mit Freigaben statt Zettel und Excel-Liste, und so wenige Administratorkonten wie möglich. In unseren Managed IT Services ist der Offboarding-Lauf ein fester Ablauf: Die Personalstelle meldet den Termin, wir arbeiten die Liste ab und schicken das Protokoll zurück. Ein einmaliges Audit aller Rechte und Zugänge liegt je nach Größe zwischen 1.500 und 3.000 € — dafür ist eine Förderung von bis zu 50 % möglich, abhängig von Prüfung und Bewilligung.
Ein Zugang, den niemand mehr vermisst, bleibt am längsten offen.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Sperren und Sitzungen widerrufen gehören auf den letzten Arbeitstag, nicht auf die Woche danach.
- ✓Konto löschen ist der letzte Schritt: danach bleiben nur 30 Tage, um es zurückzuholen.
- ✓Aus dem Postfach wird ein gemeinsames Postfach — lesbar für die Nachfolge, ohne Lizenzkosten.
- ✓Viele Zugänge liegen außerhalb von Microsoft 365: VPN, Portale, Bank, Website, Gebäude.
- ✓Die Liste entsteht beim Eintritt, nicht beim Austritt.
Weiterlesen: IT-Sicherheit Duisburg · Admin-Rechte sauber entziehen
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Mehr dazu: IT-Sicherheit Duisburg
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