Neuer Mitarbeiter, erster Tag: die IT-Checkliste fürs Onboarding
Konto, Gerät, Postfach, Freigaben: Was vor dem ersten Arbeitstag fertig sein muss, damit ein neuer Kollege arbeitet statt zu warten.
Mikail Sünger5 Min.13 BildschirmeKonto, Gerät, Postfach, Freigaben und Telefon stehen bereit, bevor er zur Tür kommt. Alles andere kostet Sie die ersten Tage seiner Einarbeitung — und oft die Nachvollziehbarkeit.
Der neue Disponent sitzt da und wartet.
Eine Spedition in Duisburg-Rheinhausen, 24 Arbeitsplätze, stellt einen Disponenten ein. Der Vertrag ist seit vier Wochen unterschrieben. Am Montagmorgen steht der neue Kollege im Büro — und es gibt keinen Rechner für ihn, kein Postfach, keinen Zugang zur Disposition.
Die Büroleitung setzt ihn an einen freien Platz und meldet ihn mit den Zugangsdaten einer Kollegin an. Drei Tage später hat er ein eigenes Konto. In der Zwischenzeit hat er unter fremdem Namen gearbeitet: Jede Buchung, jede Mail, jede Änderung an einer Tour trägt den Namen der Kollegin. Solche Anrufe bekommen wir regelmäßig, fast immer an einem Montag.
Onboarding beginnt mit dem Vertrag, nicht mit dem Zuruf.
Kein Betrieb vergisst den neuen Mitarbeiter. Vergessen wird die Kette dahinter: Gerät bestellen, aufsetzen, Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Gruppen zuordnen, Postfach einrichten, Telefon aufschalten, Zugang zur Fachanwendung beantragen. Jeder Schritt dauert Minuten. Zusammen brauchen sie Vorlauf, weil Lieferzeiten und Freigaben nicht in eine Stunde passen.
Deshalb hängt ein sauberes Onboarding an einem einzigen organisatorischen Punkt: Die IT erfährt von einer Einstellung, sobald unterschrieben ist. Ein Satz per Mail mit Name, Rolle, Startdatum und Standort genügt. Alles Weitere lässt sich in Ruhe vorbereiten, während der neue Kollege noch beim alten Arbeitgeber sitzt. In unseren Managed IT Services ist dieser Ablauf hinterlegt, damit niemand im Betrieb daran denken muss.
Zuruf am Morgen oder Vorlauf von zwei Wochen.
- ✗Kein Gerät da — der Neue wartet oder teilt sich einen Rechner
- ✗Anmeldung mit den Zugangsdaten einer Kollegin, nichts ist nachvollziehbar
- ✗Rechte werden aus einem bestehenden Konto kopiert, samt alter Zugriffe
- ✗Die Lizenz wird hektisch nachgekauft, oft die falsche
- ✓Das Gerät steht am Platz, angemeldet wird am ersten Tag selbst
- ✓Eigenes Konto, eigenes Passwort, zweiter Faktor von Anfang an
- ✓Rechte kommen über die Gruppe der Rolle, nicht aus einer Kopie
- ✓Die Lizenz passt zur Aufgabe und ist im Inventar vermerkt
Vier Rollenprofile statt vierzig Einzelfälle.
- 1Büro und VerwaltungNotebook mit Dock und zwei Bildschirmen, Microsoft 365 mit Postfach und Teams, Zugriff auf die allgemeinen Ablagen, Telefon als App.
- 2BuchhaltungDasselbe Gerät, dazu der Zugang zur Finanzsoftware und zum Belegarchiv. Diese Rolle bekommt enge Freigaben und nie Rechte aus einer Kopie.
- 3Lager und ProduktionGemeinsam genutzter Rechner oder Handscanner, eigenes Konto mit kurzer Anmeldung, Zugriff nur auf Warenwirtschaft und Schichtplan.
- 4Außendienst und MontageNotebook oder Tablet mit Mobilfunk, verschlüsselte Festplatte, Zugriff über Microsoft 365 statt über eine Verbindung ins Büro.
Von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag.
Vier Wochen Vorlauf sind bequem. Zwei genügen, wenn das Gerät im Haus ist.
- W1Vertrag unterschrieben
- W4Erster Arbeitstag
Was im Hintergrund eigentlich passiert.
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Ein neuer Arbeitsplatz wird angelegt, ausgestattet und dokumentiert, ein ausscheidender am selben Tag gesperrt. Beides gehört zum Preis und steht nicht gesondert auf der Rechnung.
Acht Punkte vor dem ersten Arbeitstag.
Jedes Nein ist eine Aufgabe für die Woche vor dem Start.
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Wer am ersten Tag fremde Zugangsdaten benutzt, benutzt sie auch im dritten Jahr.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Die IT erfährt von einer Einstellung am Tag der Unterschrift, nicht am ersten Arbeitstag.
- ✓Vier Rollenprofile ersetzen die Einzelfallprüfung bei jeder neuen Stelle.
- ✓Rechte kommen über Gruppen; eine Kontokopie vererbt alte Zugriffe.
- ✓Ein eigenes Konto ab der ersten Stunde hält nachvollziehbar, wer was getan hat.
- ✓Bei uns ist das Einrichten im Preis von 89 € pro Arbeitsplatz und Monat enthalten.
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Wir richten den nächsten Arbeitsplatz für Sie ein.
Nennen Sie uns Rolle und Startdatum, wir übernehmen Gerät, Konto, Lizenz und Einweisung. Danach steht der Ablauf, und Sie melden nur noch einen Namen.
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