Passwort-Manager im Unternehmen einführen: Ende der Excel-Liste
Die Zugangsdaten liegen in einer Excel-Datei auf dem Laufwerk. Was daran gefährlich ist, wie die Umstellung abläuft und was sie im Alltag ändert.
Mikail Sünger5 Min.13 BildschirmeGenau eines, dafür ein richtig gutes. Jeden weiteren Zugang kennt nur noch der Tresor — und der vergisst nichts, verschreibt sich nicht und klebt an keinem Monitor.
Die Datei hieß „Zugänge_neu_final.xlsx“.
Ein Großhandel am Niederrhein, 22 Arbeitsplätze. Die Zugangsdaten für Lieferantenportale, Onlinebanking-Freigaben, Paketdienste, Router und Telefonanlage standen in einer Excel-Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk. Jeder im Büro kam heran, das Blatt war seit Jahren gewachsen, drei Passwörter kamen mehrfach vor.
Als die Bürokraft kündigte, die die Liste pflegte, stellte sich die unangenehme Frage: Welche dieser 63 Zugänge kennt sie auswendig? Niemand konnte sie beantworten. Der Betrieb hat am Ende über eine Woche verteilt fast alles neu gesetzt — Zugang für Zugang, mit Anrufen bei Lieferanten und einem verpassten Zahlungslauf.
Was ein Tresor eigentlich ist.
Tippen Sie auf eine Karte, um die Antwort zu sehen.
Excel-Liste gegen Tresor.
- ✗Wer die Datei öffnet, sieht alles auf einmal
- ✗Kopien liegen in Mails, Anhängen und auf Stöcken
- ✗Beim Austritt bleibt jedes Passwort im Kopf des Mitarbeiters
- ✗Niemand weiß, welcher Zugang zuletzt geändert wurde
- ✓Jeder sieht nur, was er für seine Arbeit braucht
- ✓Freigabe und Entzug dauern je einen Klick
- ✓Jeder Eintrag zeigt, wann er zuletzt geändert wurde
- ✓Neue Passwörter erzeugt das Programm, lang und einmalig
In fünf Schritten zum sauberen Tresor.
- 1Bestand sammelnAlles zusammentragen: Excel-Listen, Notizbücher, Zettel, gespeicherte Passwörter im Browser. Erst wenn es vollständig ist, wird umgestellt.
- 2Struktur festlegenWer braucht welchen Zugang? Buchhaltung, Einkauf, Geschäftsführung, Technik. Zugänge gehören der Firma, nicht der Person.
- 3Zentral ausrollenDer Tresor wird auf allen Firmengeräten installiert und mit den Firmenkonten verbunden, Anmeldung mit zweitem Faktor.
- 4Mehrfach genutzte Passwörter austauschenZuerst Onlinebanking, Mail und Portale mit Zahlungsfunktion. Der Manager erzeugt jedes neu.
- 5Altbestände vernichtenDie Excel-Datei wird gelöscht, auch aus Backups nach Frist, und die Zettel wandern in den Aktenvernichter.
Vier Wochen, ohne Stillstand im Büro.
So sieht die Einführung in einem Betrieb mit rund 20 Arbeitsplätzen aus.
- W2Alle Mitarbeiter angemeldet
- W4Alte Liste ist weg
Ein kleiner Posten mit spürbarer Wirkung.
Ein Passwort-Manager für Unternehmen wird pro Nutzer und Monat abgerechnet und liegt im Bereich weniger Euro. In unseren Managed IT Services in Duisburg ist er samt Einrichtung, Einweisung und laufender Pflege Teil der Security-Baseline und im Preis von 69 € pro User und Monat enthalten — kein zusätzlicher Posten auf der Rechnung.
Wer erst wissen will, wie es um die Zugänge im Betrieb steht, beginnt mit einem Security-Audit für 1.500 bis 3.000 €, je nach Größe der Umgebung. Für einmalige Sicherheitsprojekte ist eine Förderung von bis zu 50 % möglich; ob Ihr Betrieb dafür in Frage kommt, prüfen wir kostenlos mit, abhängig von Prüfung und Bewilligung.
Sieben Fragen an Ihre Zugangsdaten.
Jedes Nein zeigt Ihnen, wo Sie anfangen.
Tippen Sie an, was Sie schon haben. Bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
Einrichtung, Einweisung und Pflege gehören bei uns dazu. Sie zahlen keinen Aufpreis dafür, dass Zugangsdaten dort liegen, wo sie hingehören.
Ein Zugang, den nur ein Mitarbeiter kennt, gehört nicht der Firma.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Zugangsdaten in Excel-Listen und Notizbüchern sind im Betrieb die Regel, nicht die Ausnahme.
- ✓Ein Passwort-Manager ersetzt alle Passwörter durch ein einziges Master-Passwort.
- ✓Der größere Gewinn liegt im Teilen und im Entziehen von Zugängen beim Austritt.
- ✓Die Einführung dauert rund vier Wochen und stört den Betrieb nicht.
- ✓Bei uns ist er im Preis von 69 € pro User und Monat enthalten.
Weiterlesen: IT-Sicherheit Duisburg · MFA im Unternehmen einführen · Phishing-Schulung für Mitarbeiter
Wir sehen uns Ihre Zugänge an. Kostenlos, in 30 Minuten.
Wir schauen, wo Passwörter mehrfach benutzt werden und wer an was herankommt — und sagen Ihnen, was zuerst dran ist. Ob eine einmalige Maßnahme förderfähig ist, prüfen wir mit; bis zu 50 % sind möglich, abhängig von Prüfung und Bewilligung.
Mehr dazu: IT-Sicherheit für Unternehmen
Drei Angaben, dann Ihre Kontaktdaten. Antwort werktags innerhalb von 24 Stunden — mit Einschätzung, ob Ihr Vorhaben förderfähig ist.
Lieber anrufen? +49 2065 8296939