Die Antwort in Kürze
- Unter rund 30 Arbeitsplätzen: Managed IT als Pauschale. Ein eigener Admin ist hier fast immer teurer und fällt bei Urlaub oder Krankheit komplett aus.
- Wenig Bedarf, stabile Technik: Ein Systemhaus nach Stunden kann reichen. Ohne Überwachung merken Sie Probleme aber erst, wenn etwas steht.
- Ab rund 30 Arbeitsplätzen: Eigener Mitarbeiter für Anwender und Fachanwendungen plus Dienstleister für Überwachung, Sicherheit, Backup und Vertretung.
- Ab rund 60 bis 80 Arbeitsplätzen: Eine eigene IT-Stelle rechnet sich auch finanziell, ein Partner für Spezialthemen bleibt sinnvoll.
Die Schwellen sind Faustregeln aus den Kosten unten, keine feste Grenze. Entscheidend sind auch Ihre Anwendungen, Standorte und wie viel Ausfall Sie sich leisten können.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Eigener Admin | Systemhaus nach Stunden | Managed IT pauschal |
|---|---|---|---|
| Kosten 10 Arbeitsplätze | rund 6.950 € / Monat | rund 850–1.190 € / Monat* | bei Nomad ab 890 € / Monat |
| Kosten 25 Arbeitsplätze | rund 6.950 € / Monat | rund 2.125–2.975 € / Monat* | bei Nomad ab 2.225 € / Monat |
| Reaktion | sofort, wenn anwesend | nach Verfügbarkeit, oft nach Ticket-Reihenfolge | vertraglich geregelt, Fernwartung meist in Minuten |
| Urlaub und Krankheit | kein Ersatz, wenn er fehlt | kein Problem, aber wechselnde Techniker | Vertretung im Team |
| Know-how-Breite | eine Person, Wissen hängt an ihr | breit, aber ohne Ihre Umgebung im Kopf | Team mit Dokumentation Ihrer Umgebung |
| Sicherheit | abhängig von Zeit und Wissen der Person | meist nur auf Anfrage | laufende Überwachung und Updates als Teil der Betreuung |
| Skalierung | sprunghaft (nächste Stelle) | linear mit den Stunden | linear pro Arbeitsplatz |
| Abhängigkeit | von einer Person | vom Stundenkontingent | vom Anbieter, deshalb Ausstiegsregel und Dokumentation vereinbaren |
* Annahme: rund 1 Stunde Betreuung pro Arbeitsplatz und Monat, 85–119 € netto pro Stunde (Synaxon 2025). Alle Werte netto bzw. Arbeitgeberkosten, ohne Lizenzen, Geräte und Projekte.
Eigener Admin: was er wirklich kostet
Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit nennt für IT-Systemadministratoren einen Median von 5.536 € brutto im Monat (Vollzeit, Daten 2025); die Hälfte verdient zwischen 4.470 € und 6.817 €. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung:
| Posten | Pro Jahr | Grundlage |
|---|---|---|
| Bruttogehalt (Median) | 66.432 € | 5.536 € × 12 |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (rund 21 %) | rund 14.050 € | RV 9,3 %, AV 1,3 %, KV 8,75 %, PV 1,8 % (Sätze 2026) |
| Weiterbildung und Werkzeuge | rund 3.000 € | Annahme |
| Summe | rund 83.500 € | knapp 7.000 € im Monat |
Nicht eingerechnet sind Umlagen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsplatz, Recruiting und die Zeit, in der die Stelle unbesetzt ist. Und: Eine Person hat rund 30 Tage Urlaub, ist mal krank und kann nicht alles wissen, von Microsoft 365 über Firewall bis Backup.
Systemhaus nach Stunden
Laut Synaxon IT-Servicepreisspiegel 2025 kostet eine Standard-Technikerstunde je nach Region rund 85 bis 119 € netto. Sie zahlen nur, was anfällt. Das ist günstig, solange wenig passiert, und teuer in Monaten mit Störungen oder Projekten. Vorbeugende Arbeit wie Updates und Überwachung findet oft nur statt, wenn Sie sie ausdrücklich beauftragen.
Managed IT als Pauschale
Bei Managed IT zahlen Sie einen festen Betrag pro Arbeitsplatz. Der Anbieter überwacht Ihre Systeme und kümmert sich vorbeugend um den vereinbarten Umfang. Bei Nomad Solutions kostet das ab 89 € netto pro User und Monat; was genau enthalten ist, steht auf der Seite Managed Services.
Pauschalen werden am Markt selten offen veröffentlicht und sind nur bei gleichem Leistungsumfang vergleichbar. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter: Sind Vor-Ort-Einsätze, Backup, Sicherheitssoftware, Lizenzen und Projekte enthalten? Was kostet eine Stunde außerhalb der Pauschale? Wie komme ich aus dem Vertrag, und bekomme ich dann alle Zugänge und die Dokumentation?
Zur Einordnung der Gesamtkosten: Der VDMA-IT-Kosten-Benchmark 2025 nennt für den Maschinenbau 6.144 € IT-Kosten pro Mitarbeiter und Jahr, inklusive Hardware, Software und Personal. Mehr dazu in IT-Kosten pro Mitarbeiter und Was kostet IT-Betreuung?.
Rechner: Ihre drei Optionen im Vergleich
Annahme: rund 1 Stunde pro Arbeitsplatz
Synaxon 2025: rund 85 bis 119 €
Entgeltatlas 2025: Median 5.536 €
Annahme
- Eigener Admin (eine Vollzeitstelle)
- 6.957 € / Monat
- Systemhaus nach Stunden
- 1.500 € / Monat
- Managed IT bei Nomad (ab)
- 1.335 € / Monat
Gehalt × 12 × 1,21 + Weiterbildung/Werkzeuge, geteilt durch 12
15 Std. × 100 €
15 Arbeitsplätze × 89 € netto
Unverbindliche Beispielrechnung, alle Beträge netto bzw. Arbeitgeberkosten. Die drei Modelle decken nicht denselben Umfang ab: Ein Admin ist eine Person mit Urlaub und Krankheitstagen, ein Systemhaus rechnet nur geleistete Stunden ab, eine Pauschale deckt den vereinbarten Leistungsumfang ab. Lizenzen, Geräte und Projekte kommen in allen Modellen dazu. Was unsere Pauschale enthält, steht auf der Seite Managed Services.
Was wann passt
Wann ein eigener Admin besser passt:
- Sie haben deutlich mehr als 50 Arbeitsplätze oder mehrere Standorte mit täglichem Vor-Ort-Bedarf.
- Ihre IT besteht zu großen Teilen aus Fachanwendungen, Maschinen oder Produktionssystemen, die jemand täglich begleiten muss.
- Sie wollen IT-Wissen bewusst im Haus aufbauen, etwa weil IT Teil Ihres Produkts ist.
Wann Managed IT nicht passt:
- Sie haben eine große eigene IT-Abteilung und brauchen nur einzelne Stunden für Spezialthemen.
- Ihre gesamte IT ist eine Branchensoftware, die vollständig vom Hersteller betreut wird.
- Sie suchen jemanden, der täglich bei Ihnen vor Ort mitarbeitet.
- Bei uns konkret: Ihr Betrieb liegt weit außerhalb von rund 60 km um Duisburg und braucht regelmäßig Einsätze vor Ort.
Das Mischmodell: eigener Mitarbeiter plus Dienstleister
Ab etwa 30 Arbeitsplätzen arbeiten viele Betriebe mit beidem. Der eigene Mitarbeiter ist erste Ansprechperson im Haus, kennt die Fachanwendungen und hilft Kollegen direkt. Der Dienstleister übernimmt Überwachung, Updates, Sicherheit, Backup, Microsoft 365 und die Vertretung bei Urlaub und Krankheit. So hängt das Wissen nicht an einer Person, und der Mitarbeiter wird nicht zum Engpass.
Wie Sie Angebote verschiedener Anbieter sauber vergleichen, steht in unserem Ratgeber IT-Dienstleister auswählen. Für Betriebe in Duisburg und Umgebung: IT-Service in Duisburg.
Fragen und Antworten
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein eigener IT-Administrator?
+
Eine Vollzeitstelle kostet mit Arbeitgeberanteil, Weiterbildung und Werkzeugen rund 7.000 Euro im Monat (Median-Gehalt laut Entgeltatlas 5.536 Euro brutto). Rein rechnerisch wird das erst ab etwa 60 bis 80 Arbeitsplätzen vergleichbar mit einer Pauschale. Darunter ist ein eigener Admin meist teurer und fällt bei Urlaub oder Krankheit ganz aus.
Was kostet ein IT-Systemadministrator den Arbeitgeber?
+
Bei 5.536 Euro brutto im Monat (Median 2025 laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit) kommen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung hinzu. Mit 3.000 Euro im Jahr für Weiterbildung und Werkzeuge sind das rund 83.500 Euro im Jahr, also knapp 7.000 Euro im Monat, ohne Umlagen, Arbeitsplatz und Recruiting.
Was kostet ein Systemhaus pro Stunde?
+
Laut Synaxon IT-Servicepreisspiegel 2025 kostet eine Standard-Technikerstunde je nach Region rund 85 bis 119 Euro netto. Bei einer Stunde Betreuung pro Arbeitsplatz und Monat sind das für 10 Arbeitsplätze rund 850 bis 1.190 Euro im Monat, abhängig davon, wie viel tatsächlich anfällt.
Was ist der Unterschied zwischen Systemhaus und Managed Service Provider?
+
Ein klassisches Systemhaus rechnet meist nach Stunden ab und wird gerufen, wenn etwas kaputt ist. Ein Managed Service Provider übernimmt die laufende Betreuung zu einem festen Preis pro Arbeitsplatz, überwacht die Systeme und kümmert sich vorbeugend um Updates und Sicherheit. Viele Anbieter bieten beides an.
Was kostet Managed IT pro Arbeitsplatz?
+
Bei Nomad Solutions ab 89 Euro netto pro User und Monat, für 10 Arbeitsplätze also ab 890 Euro. Vergleichbar sind Pauschalen nur bei gleichem Leistungsumfang: Fragen Sie immer, was enthalten ist, etwa Vor-Ort-Einsätze, Backup, Sicherheitssoftware und Lizenzen.
Kann man einen eigenen Admin und einen Dienstleister kombinieren?
+
Ja, das ist bei Betrieben ab etwa 30 Arbeitsplätzen häufig sinnvoll: Der eigene Mitarbeiter kümmert sich um Anwender und Fachanwendungen vor Ort, der Dienstleister übernimmt Überwachung, Updates, Sicherheit, Backup und die Vertretung im Urlaub.
Wie hoch sind IT-Kosten pro Mitarbeiter insgesamt?
+
Der VDMA-IT-Kosten-Benchmark 2025 nennt für den Maschinen- und Anlagenbau 6.144 Euro IT-Gesamtkosten pro Mitarbeiter und Jahr, inklusive Hardware, Software und Personal. Für kleine Büros gibt es keinen gleichwertigen öffentlichen Benchmark, der Wert dient als Orientierung nach oben.
Wann passt Managed IT nicht?
+
Wenn Sie eine große eigene IT-Abteilung haben und nur einzelne Stunden zukaufen wollen, wenn Ihre IT fast ausschließlich aus einer Spezialanwendung besteht, die nur der Hersteller betreut, oder wenn Sie täglich jemanden vor Ort brauchen, der mitarbeitet.
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas: IT-Systemadministrator/in (Median 5.536 €, Daten 2025)
- Beitragssätze und Rechengrößen der Sozialversicherung 2026 (RV 18,6 %, AV 2,6 %, PV 3,6 %)
- Bundesgesundheitsministerium: Beiträge der GKV (14,6 % plus durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2,9 % für 2026)
- Synaxon IT-Servicepreisspiegel 2025 (Technikerstunde rund 85–119 € netto)
- VDMA IT-Kosten-Benchmark 2025, Management Summary (6.144 € pro Mitarbeiter und Jahr)
Geprüft am 5. November 2026. Alle Beispielrechnungen sind unverbindlich.
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