IT-Notfallplan für kleine Unternehmen: was auf eine Seite passen muss
Wenn nichts mehr geht, zählt ein Blatt mit Namen, Nummern und Reihenfolge. Was darauf gehört, wo es liegt und wie Sie es in sechs Wochen einführen.
Mikail Sünger6 Min.14 BildschirmeEin Ordner im Regal hilft niemandem um 6 Uhr morgens. Was zählt, passt auf ein Blatt: wer entscheidet, wer angerufen wird und was als Erstes wieder laufen muss.
Montag, 6:40 Uhr, nichts geht mehr.
Ein Metallbaubetrieb in Rheinhausen, 22 Arbeitsplätze. Der Werkstattmeister fährt die Rechner hoch, die Auftragsliste bleibt leer, auf zwei Bildschirmen steht eine Fehlermeldung. Er ruft die Bürokraft an. Die ruft die Geschäftsführerin an. Die sucht im Handy nach der Nummer des IT-Dienstleisters, findet eine Mailadresse und schreibt eine Mail — an ein Postfach, das gerade selbst nicht erreichbar ist.
Erst gegen 9:40 Uhr spricht jemand mit einem Techniker, der den Betrieb kennt. Die eigentliche Reparatur dauert danach keine Stunde. Drei Stunden gingen allein für die Frage drauf, wen man anruft und wer entscheiden darf. Genau diese drei Stunden nimmt ein Notfallplan heraus — mehr will er gar nicht leisten.
Vier Wörter, die im Plan vorkommen.
Tippen Sie auf eine Karte, um die Antwort zu sehen.
Zwei Betriebe, derselbe Ausfall.
- ✗Jeder ruft jeden an, niemand entscheidet
- ✗Die Nummer des Dienstleisters liegt im ausgefallenen Postfach
- ✗Mitarbeiter probieren selbst herum und überschreiben Spuren
- ✗Kunden erfahren erst am Nachmittag, dass es länger dauert
- ✓Eine Person entscheidet, eine Person telefoniert
- ✓Nummern stehen auf Papier, im Serverschrank und im Auto
- ✓Der erste Handgriff ist festgelegt und geübt
- ✓Ein vorbereiteter Zweizeiler geht früh an Kunden und Lieferanten
Sieben Felder, die auf das Blatt gehören.
- 1Wer entscheidetName und Mobilnummer der Person, die den Notfall ausruft, plus eine Vertretung. Zwei Namen, nicht einer.
- 2Wer wird angerufenIhr IT-Dienstleister mit Notfallnummer und Vertragsnummer, dazu Telefonanbieter, Stromversorger und der Vermieter.
- 3Was zuerstDie drei Systeme, ohne die nicht gearbeitet werden kann, in Reihenfolge. Meist: Auftragsverwaltung, Mail, Telefon.
- 4Der erste HandgriffBei Verdacht auf Verschlüsselung: Netzwerkkabel ziehen oder WLAN aus, Gerät aber anlassen. Nichts löschen, nichts neu aufsetzen.
- 5Wo die Sicherung liegtWelches Backup existiert, wer darankommt und wie lange das Zurückspielen erfahrungsgemäß dauert.
- 6Wie geredet wirdWenn Mail und Teams fehlen: private Mobilnummern der Schlüsselpersonen und ein fertiger Satz für Kunden.
- 7Wer informiert werden mussVersicherung, Bank und bei Personendaten die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung nach Art. 33 DSGVO ist an eine kurze Frist gebunden.
Ein Plan, den niemand findet, ist keiner.
Der häufigste Fehler: Der Notfallplan liegt als PDF in SharePoint. Bei einem Ausfall ist SharePoint genau das, was fehlt. Drucken Sie das Blatt aus und legen Sie es an drei Orte — an den Serverschrank, in den Empfang oder das Büro der Geschäftsführung und ins Handschuhfach des Firmenwagens. Ein Foto auf dem Diensthandy schadet nicht.
Dazu gehört eine Kopie außerhalb Ihrer eigenen Umgebung, zusammen mit der Datensicherung. Warum diese Kopie nicht im selben Mandanten liegen darf, steht in unserem Beitrag zum Microsoft-365-Backup. Und dann das Wichtigste: ein Datum auf dem Blatt. Steht dort ein Jahr, das niemand mehr erkennt, stimmen die Nummern längst nicht mehr.
In sechs Wochen vom leeren Blatt zur Übung.
Nebenher machbar, ohne dass der Betrieb stehen bleibt.
- W6Plan hängt aus, Rückspielen ist bewiesen
Darin steckt auch die Pflege des Notfallplans: Nummern aktuell halten, Wiederherstellung testen, und ein Ansprechpartner, der beim ersten Klingeln rangeht.
Sieben Fragen an Ihren Notfallplan.
Jedes Nein zeigt Ihnen, wo Sie anfangen.
Tippen Sie an, was Sie schon haben. Bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
Was das Team wissen muss, ohne nachzuschlagen.
Drei Sätze reichen für alle Mitarbeiter, und die gehören in die Einarbeitung: Bei einem Verdacht wird das Gerät vom Netz getrennt, aber nicht ausgeschaltet. Es wird nichts gelöscht und nichts selbst repariert. Und es wird sofort die eine Person angerufen, die im Plan steht — nicht der Kollege, der sich „ein bisschen auskennt“.
Der Rest ist Aufgabe Ihres Dienstleisters. Wir hinterlegen den Plan bei uns im System, damit unser Techniker beim Anruf sofort sieht, was bei Ihnen kritisch ist und wo die Sicherung liegt. Was dazugehört, steht auf unserer Seite zur IT-Sicherheit in Duisburg; wie laufender Betrieb und Notfall zusammenspielen, zeigen unsere Managed IT Services.
Im Ernstfall liest niemand ein Handbuch. Er sucht eine Telefonnummer.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Ein Notfallplan gehört auf eine Seite, sonst wird er im Ernstfall nicht gelesen.
- ✓Darauf stehen zwei Entscheider, die Notfallnummern, die Reihenfolge der Systeme und der erste Handgriff.
- ✓Der Plan wird ausgedruckt und an mehreren Orten hinterlegt, nicht nur digital abgelegt.
- ✓Ein Backup zählt erst, wenn einmal daraus zurückgespielt wurde.
- ✓In sechs Wochen steht der Plan, inklusive einer kurzen Übung mit dem Team.
Weiterlesen: IT-Sicherheit Duisburg · Microsoft 365 Backup für KMU
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