Microsoft 365 sichert Ihre Daten nicht: Warum KMU ein eigenes Backup brauchen
Microsoft hält den Dienst am Laufen, Ihre Daten sichern Sie selbst. Was die Löschfristen bedeuten, wo die Lücken liegen und was jetzt zu tun ist.
Mikail Sünger5 Min.13 BildschirmeDanach sind Konto, Postfach und OneDrive unwiederbringlich gelöscht — auch der Microsoft-Support kann daran nichts mehr ändern.
Quelle: Microsoft Learn
Fünf Wochen zu spät nach dem Postfach gefragt.
Ein Duisburger Handwerksbetrieb, 18 Mitarbeiter, alles in Microsoft 365: Mail, Teams, die Angebote in SharePoint, die Baustellenfotos in OneDrive. Als eine Bürokraft im Streit geht, wird ihr Konto gelöscht — die Lizenz kostet schließlich Geld.
Fünf Wochen später fragt der Steuerberater nach den Rechnungen aus ihrem Postfach. Das Postfach gibt es nicht mehr. Nicht im Papierkorb, nicht im Admin-Center, nirgends. Microsoft hat exakt das getan, was in den Bedingungen steht. Solche Anrufe bekommen wir regelmäßig, und sie enden fast immer gleich.
Microsoft betreibt den Dienst, Sie sichern die Daten.
Microsoft sorgt dafür, dass die Plattform läuft: Rechenzentren, Hardware, Netz, die Software selbst. Fällt ein Rechenzentrum aus, springt ein anderes ein. Was Sie in diese Plattform hineinlegen, bleibt Ihre Sache — Ihre Daten, Ihre Konten, Ihre Löschentscheidungen. Im Microsoft-Servicevertrag steht ausdrücklich, dass Sie Ihre Inhalte selbst regelmäßig sichern sollen.
Das ist kein verstecktes Kleingedrucktes, sondern die Folge daraus, wie ein Cloud-Dienst arbeitet. Die Plattform kann nicht wissen, ob jemand 4.000 Dateien umbenennt, weil er aufräumt, oder weil eine Schadsoftware sie verschlüsselt. Für sie sind beides gültige Aktionen eines berechtigten Nutzers — und werden auf alle Geräte synchronisiert. Was in eine saubere Umgebung gehört, steht auf unserer Seite zu Microsoft 365.
Was die Bordmittel können — und was nicht.
Tippen Sie auf eine Karte, um die Antwort zu sehen.
Erst der Papierkorb des Nutzers, dann der der Websitesammlung — zusammen 93 Tage. Wer den Fehler beim Jahresabschluss bemerkt, ist zu spät dran.
Quelle: Microsoft Support
Ein Papierkorb ist kein Backup.
- ✗Gelöschte Dateien verschwinden spätestens nach 93 Tagen
- ✗Ein gelöschtes Konto ist nach 30 Tagen samt Postfach weg
- ✗Verschlüsselte Dateien werden synchronisiert, nicht repariert
- ✗Wer Administrator ist, erreicht auch die Sicherheitsnetze
- ✓Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams-Dateien in einer eigenen Kopie
- ✓Einzelne Mail, einzelner Ordner, einzelner Kanal wiederherstellbar
- ✓Eigene Zugangsdaten: Ein übernommenes Admin-Konto kommt nicht heran
- ✓Der Wiederherstellungstest zeigt vor dem Ernstfall, dass es funktioniert
Fünf Fälle, in denen die Cloud nicht hilft.
- ✓Menschlicher IrrtumEin Ordner wird verschoben statt kopiert, eine Bibliothek gelöscht, weil sie alt aussah, ein Teams-Kanal samt Dateien entfernt.
- ✓Ransomware im Sync-OrdnerDie Schadsoftware verschlüsselt den OneDrive-Ordner auf dem Rechner, der Client lädt das Ergebnis hoch und verteilt es.
- ✓Das gelöschte KontoDer Mitarbeiter geht, die Lizenz wird gespart, der Schriftverkehr im Postfach geht nach 30 Tagen mit.
- ✓Der InnentäterWer berechtigt löscht, wird protokolliert, aber nicht aufgehalten. Ohne externe Kopie gibt es nichts zurückzuholen.
- ✓Der Fehler des DienstleistersEin Skript räumt Lizenzen auf und nimmt Konten mit. Auch wir sichern deshalb vor jedem Eingriff.
Sieben Fragen an Ihr Microsoft-365-Backup.
Jedes Nein zeigt Ihnen, wo Sie anfangen.
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Ein kleiner Posten gegen einen großen Verlust.
Ein eigenes Microsoft-365-Backup wird pro geschütztem Nutzer und Monat abgerechnet und bewegt sich im Bereich weniger Euro. Bei unseren Managed IT Services in Duisburg ist es samt Wiederherstellungstest Teil der Security-Baseline und im Preis von 69 € pro User und Monat enthalten — kein Zusatzposten auf der Rechnung.
Auf der anderen Seite steht der Schaden ohne Backup: ein Tag Stillstand, wie ihn unser Ausfallkosten-Rechner durchrechnet, dazu die Unterlagen für die Betriebsprüfung und der Schriftverkehr mit dem wichtigsten Kunden. Für einmalige Sicherheitsprojekte ist eine Förderung von bis zu 50 % möglich; ob Ihr Betrieb dafür in Frage kommt, prüfen wir kostenlos mit, abhängig von Prüfung und Bewilligung.
Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung.
— Mikail Sünger, Geschäftsführer Nomad Solutions
Das Wichtigste in Kürze
- ✓Microsoft hält den Dienst am Laufen, für Ihre Inhalte sind Sie selbst zuständig.
- ✓Gelöschte Dateien sind nach 93 Tagen weg, ein gelöschtes Konto nach 30 Tagen.
- ✓Die Bordmittel liegen im selben Mandanten und fallen mit ihm aus.
- ✓Ein Backup sichert alle Dienste, hat eigene Zugangsdaten und wird regelmäßig zurückgespielt.
- ✓Bei uns gehört es zum Preis von 69 € pro User und Monat dazu.
Weiterlesen: Microsoft 365 für Unternehmen · MFA im Unternehmen einführen
Wir prüfen Ihr Backup in 30 Minuten. Kostenlos.
Wir sehen nach, was gesichert ist und was nicht, und sagen Ihnen, was zuerst dran ist. Ob eine einmalige Maßnahme förderfähig ist, prüfen wir mit — bis zu 50 % sind möglich, abhängig von Prüfung und Bewilligung.
Mehr dazu: IT-Sicherheit Duisburg
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